參加一場(chǎng)展會(huì)，除了展會(huì)的宣傳冊(cè)、名片，還有一項(xiàng)就是電纜電箱出租，而且是必不可少的，特別是臨時(shí)空調(diào)租賃都是不可缺少的。為什么這么說，因?yàn)檎刮粚?duì)外宣傳不僅僅需要幾張紙和幾張口，還需要多媒體介紹，冷氣供應(yīng)，這就需要用到電，所以要用電纜電箱。
有些甚至要準(zhǔn)備好臨時(shí)電力設(shè)備租賃，讓你的展位有臨時(shí)電力保障呢。對(duì)不同的公司和展會(huì)而言，決定削減哪一部分的預(yù)算是不同的，并沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)決定什么該保留什么應(yīng)該削減時(shí)，主管參展的經(jīng)理就會(huì)陷入困境之中，某些項(xiàng)目是必須保留不可更改的，但是什么又是可以犧牲的呢？如果你的公司資金雄厚，不存在預(yù)算問題那就另當(dāng)別論了。
展會(huì)成本越來越高，展會(huì)的布置、公關(guān)，還有場(chǎng)地費(fèi)和人工。有些企業(yè)參展得不償失，那么有沒有什么辦法能夠減少你的參展預(yù)算呢？那有些又不能減少的呢？
削減展會(huì)預(yù)算是一件兩難的事情。公司管理層只會(huì)要求你削減預(yù)算，但是什么項(xiàng)目該保留，什么可以削減他們不會(huì)有明確的或具體的指示。這個(gè)責(zé)任就由負(fù)責(zé)參展的人員來承擔(dān)。這不是一件容易的事情，因?yàn)槿绻髁隋e(cuò)誤的決定，可能首先就會(huì)影響你的工作。
對(duì)部分公司來說，聚會(huì)就像裙子的褶邊一樣是不可缺少的；對(duì)另一些公司來說，招待會(huì)對(duì)于建立和維系客戶關(guān)系是必須的，因此，這些都不可削減。新聞發(fā)布會(huì)對(duì)某些公司是不需要的奢侈品，但是對(duì)另一些公司來說，使媒體不斷地對(duì)公司的新產(chǎn)品和新服務(wù)保持關(guān)注是公司戰(zhàn)略的重要組成部分。
無論是什么行業(yè)的企業(yè)以及企業(yè)的參展戰(zhàn)略是什么，我們都可以從以下一些成熟的預(yù)算規(guī)律中學(xué)些什么，這是從許多次的實(shí)驗(yàn)和錯(cuò)誤中總結(jié)出來的削減預(yù)算的重要規(guī)律。有幾種方式可供選擇：
1、減少展會(huì)小禮品的費(fèi)用 很多企業(yè)會(huì)這樣認(rèn)為，如果贈(zèng)送小禮品的話，客戶就會(huì)過來，其實(shí)不一定的，贈(zèng)送會(huì)使你產(chǎn)生這樣的想法這個(gè)人可能不是我們的目標(biāo)客戶，據(jù)捷迅公司的一位負(fù)責(zé)參展的主管這么認(rèn)為，他從20015年至2016年都管理了電纜出租的參展項(xiàng)目。在展會(huì)上用于贈(zèng)送的花費(fèi)從4000美元到2萬美元不等，特別在一些大型展會(huì)上，比如：在電纜出租展會(huì)上。假如你的公司像英特爾這樣一年參加20多個(gè)展會(huì)并送出相應(yīng)的贈(zèng)品，那么可能節(jié)約的費(fèi)用將達(dá)到6位數(shù)。即使你沒有參加那么多展會(huì)，你也可以計(jì)算一下在贈(zèng)品方面節(jié)約的費(fèi)用：根據(jù)最近的一項(xiàng)調(diào)查，贈(zèng)品是提高預(yù)算的典型開支，經(jīng)常占到展會(huì)預(yù)算的3-18%。捷訊公司參加廣州電纜出租展會(huì)時(shí)在贈(zèng)品上花費(fèi)了大約2萬美元，占總的參展費(fèi)用的1.7%。
2、減少展位的清潔工作 比如說，1030英尺、1020或者2050英尺的展位，一般都是由展位上的員工做清潔工作。在一些大型展位上，如4050、5050或者5070英尺的展位，可能有專門的清潔工人來清掃垃圾或者廢料。不過有經(jīng)驗(yàn)的管理者就會(huì)要求清潔工人在展位剛搭建好的時(shí)候來打掃一次，而不是每天有專人打掃。因?yàn)檫^了第一天之后，展位的清潔工作往往就很少了。某些公司在清潔方面的費(fèi)用一年平均每個(gè)展會(huì)可以節(jié)約500美元到700美元，而且也不會(huì)降低展位活動(dòng)的水準(zhǔn)。
3、不要去做一些無用的展會(huì)裝修設(shè)計(jì)。有些企業(yè)喜歡在你的展位上去做一些眼花繚亂的設(shè)計(jì)，展位也不會(huì)顯得沒有生氣。 4、就是減少不一必要的一些設(shè)備租賃
